Nền tảng Groupware: Quản lý cửa hàng và tối ưu hiệu suất kinh doanh

Giới thiệu nền tảng Groupware

Ứng dụng công nghệ DX trong quản lý công việc và chia sẻ thông tin đã trở thành một yếu tố không thể thiếu trong môi trường cạnh tranh ngày nay. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp bán lẻ, có một lượng lớn nhân viên phân tán tại nhiều chi nhánh, việc áp dụng hệ thống quản lý đa chi nhánh trở thành một giải pháp không thể bỏ qua để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và thay đổi nhận thức từng cá nhân.

Thách thức

Với sự phân tán của nhân viên tại nhiều địa điểm khác nhau, khả năng gặp gỡ trực tiếp giữa họ và sự tới và đi của nhân viên mới có thể gây khó khăn trong quản lý và truyền đạt thông tin quan trọng. 

Câu hỏi: Làm thế nào để tạo ra một môi trường giúp nâng cao nhận thức của toàn bộ nhân viên về các chỉ số quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh và làm cho giao tiếp giữa trụ sở và các cửa hàng diễn ra một cách trơn tru, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc?

Hiện trạng

• Khó khăn quản lý KPI và giám sát tiến trình đạt được mục tiêu đang gặp khó khăn, đòi hỏi sự can thiệp bằng hành động kịp thời.
• Khả năng giao tiếp giữa các nhân viên bị hạn chế do thời gian và địa lý.
• Thiếu kênh chia sẻ thông tin hiệu quả, dẫn đến việc nhân viên không hiểu rõ về các hướng dẫn, mục tiêu hoặc cách cải thiện kịp thời.
• Thời gian và thông tin bị lãng phí do hiểu sai yêu cầu từ trụ sở chính đến từng cửa hàng và từng cá nhân.
• Sự chậm trễ và tốn thời gian trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến nghỉ phép và quản lý nguồn nhân lực.

■ Khái quát hệ thống

– Quản lý được chi nhánh và cửa hàng

– Nó cho phép gởi tin nhắn/thông báo từ trụ sở được gửi đi một cách đồng loạt, có thể đính kèm bảng khảo sát

– Hệ thống giao diện đơn giản, chạy được trên PC và smartphone

– Hệ thống cũng cho phép nhân viên tặng điểm quà tặng cho nhau, tạo điều kiện cho giao tiếp trơn tru.

– Nền tảng xây dựng trên AWS bảo đảm tính bảo mật đặc biệt là hiệu suất hệ thống bằng cách tự động tăng/giảm số lượng máy chủ đảm bảo hệ thống ổn định, khả dụng khi lượng truy cập tăng giảm.

■ Chức năng

◆ Tính năng cho nhân viên(user/nhân viên)

• ① Dashboard: Hiển thị số liệu và biểu đồ, lịch làm việc trong cửa hàng (tại 1 địa điểm)
• ② Nhận thông tin từ trụ sở, tính năng khảo sát (tình hình hoạt động kinh doanh từng cửa hàng và khảo sát khác)
• ③ Quản lý tài liệu và thông tin quan trọng theo từng danh mục
• ④ Hiển thị mục tiêu và kết quả thực tế thực hiện theo ngày hàng cửa hàng(doanh thu, số sản phẩm bán, số lượng khách hàng,…) 
• ⑤ Cập nhật thông tin về cửa hàng, quản lý hình ảnh và thông tin đa dạng về cửa hàng
• ⑥ Xem lịch toàn bộ nhân viên và đăng ký lịch làm việc của nhân viên
• ⑦ Tính năng tặng điểm quà tặng và xếp hạng, giúp nhân viên có động lực và gắn kết khi được khen tặng từ đồng nghiệp.
• ⑧ Đặt lịch việc sử dụng phòng họp/thiết bị

◆ Tính năng cho quản lý của công ty(client)

• ① Tính năng phân quyền
• ② Nhập mục tiêu (doanh thu, khách hàng,…)
• ③ Đăng ký và chỉnh sửa thông tin của nhân viên
• ④ Gửi thông tin từ trụ sở đi một cách đồng loạt, tổng hợp khảo sát
• ⑤ Đăng ký và chỉnh sửa thông tin trên bảng thông báo
• ⑥ Quản lý mục tiêu hàng năm
• ⑦ Tính năng thiết lập dữ liệu của người dùng(nhân viên)
• ⑧ Tính điểm
• ⑨ Quản lý tài liệu, thông báo 
• ⑩ Quản lý và thông tin của người dùng(nhân viên) sử dụng hệ thống.

◆Tính năng quản lý hệ thống(admin)

• ① Quản lý tài khoản(admin, user của công ty và cửa hàng)
• ② Tính năng thông báo từ hệ thống
• ③ Đăng ký quản lý công ty
• ④ Thống kê người sử dụng và chi phí
• ⑤ Thiết lập, cấu hình hệ thống 

Bằng cách kết hợp các tính năng này với công nghệ của AWS, đội ngũ của chúng tôi đã phát triển một hệ thống hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và thay đổi nhận thức trong ngành bán lẻ.

■ Phạm vi công việc

• Thu thập yêu cầu khách hàng
• Hỗ trợ định nghĩa, phân tích yêu cầu
• Kiến trúc hệ thống(trên nền tảng AWS)
• Thiết kế UI(Dựa vào wireframe cơ bản của khách hàng)
• Thiết kế cơ bản
• Thiết kế chi tiết
• Phát triển hệ thống: PHP/Laravel
• Kiểm thử: UI, IT
• Performance test: đã thực hiện các loại test volumne test, stress test, load test
• Security test: sử dụng manual và tool test theo OWASP top ten và các hạng mục security level1. Ngoài cũng thiết đặt một số cấu hình security theo best practise của AWS như: AWS CloudTrail, AWS Config, Amazon CloudWatch, Amazon GuardDuty, AWS Shield,…
• UAT: khách hàng tiến hành UAT 
• Về maintenance: khách hàng thực hiện, chúng tôi tạo các tài liệu hướng dẫn cài đặt môi trường local và production.

■ Công nghệ sử dụng:

• Server：Amazon Linux 2
• Ngôn ngữ/Framework：
  • Frontend:  + TypeScript, Vue3, ElementUI, Vite
  • Backend: + Laravel 9.  + php, php-fpm 8.1
  • Web server：Nginx 1.18
  • RDS: MariaDB 10.3.36

■ Thời gian phát triển:

2022/11～2023/07

Độ lớn: 21 man-months

Tương lai: Tùy tình hình doanh sẽ phát triển thêm nhiều tính năng mở rộng.

Tham khảo kiến trúc trên AWS:

OneTech có nhiều kinh nghiệm phát triển những nền tảng công nghệ B2B, B2C với công nghệ tiên tiến mới nhất đáp ứng về yêu cầu đối với khách hàng khó tính Nhật Bản. Với hơn 8 năm kinh nghiệm và hơn 280 dự án web/app đã triển khai cho khách hàng, chúng tôi sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng với khách hàng xây dựng giải pháp công nghệ chuyển đổi số và đổi mới sáng tạo, đáp ứng nhu cầu khách hàng và nhu cầu thị trường với chi phí hợp lý nhất.

Trong ứng dụng công nghệ DX vào quản lý công việc và chia sẻ thông tin, OneTech tự tin với bề dày kinh nghiệm phát triển các hệ thống và vận hành trên nền tảng AWS Cloud. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và đưa ra những giải pháp trọn gói tốt nhất cho khách hàng. Với nền tảng sẵn có chúng tôi giúp khách hàng ra mắt hệ thống tương tự trong thời gian ngắn và giá cả hợp lý nhất cũng như tùy chỉnh chức năng theo yêu cầu trong tương lai.