RFPとは？要求定義・要件定義の違いとは？

「開発会社に要求を的確に伝えたい」
「提案依頼書（RFP）を作成する方法が気になる」

ONETECHはベトナムオフショア開発で様々な業務システム（システム開発、アプリ開発、ソフトウェア開発）を開発しています。オフショア開発とは日本企業のシステム開発、アプリ開発、ソフトウェア開発を海外に外注（アウトソーシング）することによりコスト削減やシステム開発リソースの確保を行うことです。
今回は、基本に立ち返るために何回かにわたりシステム開発についてブログに寄稿します。

開発会社とヒアリングした後に発注者が用意すべき書類として提案依頼書（RFP）があります。RFPにより予算規模や要件を正しく伝達でき、開発者からより良い提案を貰いやすくなるものです。

提案依頼書（RFP）とは？

この記事ではシステム開発に必要なRFPについてメリットやデメリット、作成するコツを解説します。

RFPとは?

システム検討や導入の際によく耳にする「RFP」という語。これは、日本語訳すると「提案依頼書」となります。発注側企業のIT担当者や情報システム部門の担当者が、SIerやシステムベンダーに対してシステム構築・リプレイスを依頼する際に、自社システムに必要な要件や実現したい業務（解決したい課題とあるべき姿）などを示す書類です。RFPのメリットについては後述しますが、システム発注の際には必ず用意しておきたい書類です。

RFP（Request for Proposal）とは

提案依頼書（RFP）とは何か?

システムの開発先を選ぶとき、発注者が開発者に提出する書類が提案依頼書（RFP）です。RFPは「Request For Proposal」の略称であり、発注者の要望を伝達する重要な手段の1つです。RFPは開発者から開発費用も含めた最適な提案を引き出すためのものとも言えます。

発注者は「開発目的」「予算」「スケジュール」「納品成果物」「機能要件」「外注範囲」「開発手法」などの条件をRFPに記載して、プロジェクトを提案してほしい開発会社に提出します。

そしてRFPを受け取った開発者は発注者の要件を明確にして、システム開発プロジェクトを提案する流れです。発注者は提案してきた複数の開発会社から発注先を決定します。

RFPを作成するメリット・デメリット

RFPは発注者がシステム開発する意図や目的を正しく伝えるために役立ちます。もし書類を用意せずに開発会社に提案を依頼した場合、見当違いの提案を受ける可能性が高いです。

例えば発注者が口頭で要望を伝えると、開発者がすべて記録できないことや確認漏れすることがあります。そして伝達できていない箇所で相違が発生し、発注者の要望を満たさない提案になりやすいです。

もちろん、発注者がRFPを作成するのは手間や時間がかかります。そのため開発会社が公開しているテンプレートを活用して、効率的にRFPを作成することがオススメです。

そのため開発会社が公開しているテンプレートを活用して、効率的にRFPを作成することがオススメです。

要件定義書との違いとは

RFPと似たような書類として要件定義書があります。発注者の要求を明らかにして、システム開発の目的を決定する工程が要件定義です。発注者がシステムに求める機能や性能を記載した書類がRFP要件定義書であり、一般的にはプロジェクトが開始した後にシステムエンジニアが書類を作成します。

プロジェクトに関するさまざまな要望を記載するRFPに比べて、発注者が求める要件のみ記載するのが要件定義書です。書類を作成するタイミングもRFPと要件定義書で異なります。

要求仕様書との違いとは

要求仕様書は機能の修正・追加に対して予算やスケジュールの変更、注意点などを記載する書類です。RFPとの違いは、発注者が最適な開発者を選定するという目的ではなく、発注者がこのシステムを導入する目的を整理することが目的です。開発者がプロジェクトの初期段階で要求仕様書を作成し、発注者に確認してもらいます。

システム開発、ソフトウェア開発の提案依頼書（RFP）・要求定義・要件定義の違いとは

RFPを作成するコツ

「正しくRFPを作成する方法が気になる」と思う人は多くいるでしょう。

開発者に自社がシステム開発する意図を適切に伝えるには、RFPを作成するときに「自社情報の提供」と「疑問点をまとめる」という2つのコツを意識することが重要です。

自社情報を積極的に提供する

開発会社がすべての業界に精通していることは少なく、業務フローや業界知識を知らないままシステム開発する場合がよくあります。

より良いシステムを開発してもらうには、RFPに自社情報をしっかりと記載することがオススメ。競合サイトやパンフレットなどを提供することで開発者に意図を理解してもらいやすくなります。

疑問点をまとめておく

システムの開発において疑問点があるときは開発者への質問をまとめておきましょう。提案時に発注者の質問に回答してもらうことで、曖昧な要素を解決してからプロジェクトを始められます。

まとめ

RFPはシステム開発したい発注者が開発会社から提案してもらうために作成する書類です。発注者はRFPを作成することで開発者に要望や要件、予算感などを正しく伝えられます。

これから業務システムやアプリを開発したい人は本記事で紹介したコツを参考にして、RFPを作成できるようにしましょう。

ONETECHはベトナムオフショア開発で様々なシステム開発、アプリ開発をしています。
あらためて１２回にわたりベトナムオフショア開発特有のことではなく、システム開発していく上での基本的な知識についてブログに寄稿していきます。

１）DX推進の鍵！！業務を効率化するシステムとは何か？導入するメリットや実際の事例
２）システム開発、アプリ開発、ソフトウェア開発の要件定義で大切なこととは
３） システム開発、ソフトウェア開発の提案依頼書（RFP）・要求定義・要件定義の違いとは
４）業務システム開発で使われるプログラミング言語・スクリプト言語とは？人気の高い言語の特徴
５）システム開発の「ウォーターフォール」「プロトタイプ」「アジャイル」「スパイラル」４種類の開発手法とは？
６）システムの開発工程「要件定義からコーディング、システムテスト、保守運用まで」
７）システム開発やアプリ開発の見積もり方法を知る。「ボトムアップ」「パラメトリック」とは？
８） システム開発の外部設計と内部設計とシステム設計書
９）システム開発の単体テストと結合テストとV字モデルとは？
１０）システム開発のシステムテストと受入テスト、運用テストとは？テストの流れと注意点
１１）システム開発のリリースとリリース後の運用保守とは？
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