Chuyển đổi số là gì? Nó có thực sự mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp hay không? Có phải mọi doanh nghiệp đều nên và có thể áp dụng DX hay không? Và Doanh nghiệp cần làm gì để tiến hành chuyển đổi số? OneTech sẽ giải đáp giúp bạn qua bài viết dưới đây nhé!
Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình chuyển đổi kỹ thuật số toàn diện áp dụng công nghệ thông tin: Từ việc áp dụng lưu trữ thông tin trên cloud, họp và làm việc trực tuyến cho đến áp dụng công nghệ thông tin để tạo ra những mô hình kinh doanh mới (theo định nghĩa của Gartner). Là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp, tận dụng công nghệ để thay đổi căn bản cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng của doanh nghiệp đó cũng như tăng tốc các hoạt động kinh doanh.
Chuyển đổi số là bước phát triển tiếp theo của tin học hóa, có được nhờ sự tiến bộ vượt bậc của những công nghệ mới mang tính đột phá, nhất là công nghệ số.
Chuyển đổi số cũng là một sự thay đổi về văn hóa của các doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải thay đổi, thử nghiệm và áp dụng cái mới và chấp nhận từ bỏ các cách thức làm việc hoặc kinh doanh cũ đã lạc hậu để phát triển.
Trên thế giới, chuyển đổi số bắt đầu được nhắc đến nhiều vào khoảng năm 2015, phổ biến từ năm 2017. Ở Việt Nam, chuyển đổi số bắt đầu được nhắc đến nhiều vào khoảng năm 2018. Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia vào ngày 03/6/2020.
Tại Việt Nam, khái niệm “Chuyển đổi số” thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.
Chuyển đổi số đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số mang lại thay đổi lớn, làm gián đoạn toàn bộ nhiều ngành công nghiệp, đồng thời, lại tạo ra sự sáng tạo phá hủy giúp một số doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển kỷ lục. Nhiều tập đoàn lớn, lâu đời chật vật trong khi các doanh nghiệp mới, nhỏ và linh hoạt hơn nhờ áp dụng những mô hình kinh doanh mới. Nhưng cơ hội vẫn dành cho tất cả. Chuyển đổi số doanh nghiệp có thể thực hiện thông qua việc tư duy lại hướng kinh doanh, đánh giá lại chuỗi giá trị, kết nối lại với khách hàng và cấu trúc lại doanh nghiệp.
Triển khai ERP đã phải là chuyển đổi số chưa?
ERP là tin học hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp nhằm mục đích làm cho hoạt động của doanh nghiệp trôi chảy, nhịp nhàng. Hay nói cách khách ERP là số hóa quy trình là một phần trong chuyển đổi số toàn diện.
Chuyển đổi số là tập trung vào đổi mới tổng thể, tăng cường khả năng thích ứng, tập trung nhiều hơn vào việc thu thập, xử lý, tích hợp dữ liệu, tri thức hữu ích cho tất cả các cấp ra quyết định, dựa trên dữ liệu. Có thể hình dung chuyển đổi số giống với hệ thần kinh trung ương, giúp doanh nghiệp trở nên thông minh, có khả năng sáng tạo, thích nghi nhanh chóng và hiệu quả với các thay đổi.
Có thể nói chuyển đổi số là mức độ phát triển cao hơn. Các doanh nghiệp lớn, đặc biệt ở các nước phát triển, đã triển khai ERP từ lâu, nay chuyển đổi số sẽ tập trung vào tích hợp dữ liệu và phân tích kinh doanh nhiều hơn. Các doanh nghiệp Việt Nam phần lớn chưa có ERP, do đó quá trình chuyển đổi số bao hàm cả việc tự động hóa quy trình bằng ERP.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chuyển đổi số theo hướng nào?
Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể chuyển đổi số nhanh hơn, tiết kiệm hơn, hiệu quả hơn thông qua việc sử dụng các nền tảng có sẵn mà không phải đầu tư xây dựng nền tảng riêng của mình.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ cần đổi mới nhận thức và đưa ra bài toán. Công nghệ số với rất nhiều nền tảng có sẵn sẽ giúp giải quyết vấn đề của họ.
Ví dụ: Một xưởng gỗ trước giờ chỉ sản xuất và bán khi có khách hàng tìm đến. Họ có thể tự đặt câu hỏi là mình vẫn đóng và bán đồ gỗ như bao nhiêu năm qua hay mình sẽ bán thiết kế đồ gỗ nội thất theo nhu cầu của khách hàng, cho phép khách hàng được tham gia có ý kiến đối với đồ gỗ của họ theo cách họ muốn, được nhìn trực quan phiên bản số 3D và trao đổi online trước khi quyết định lựa chọn. Ngoài ra làm sao để nhiều người biết đến mình hơn, bán được nhiều sản phẩm hơn mà không phải tuyển bộ phận sales và tiếp thị khắp cả nước.
=> Giải pháp phù hợp cho họ là các nền tảng website thương mại điện tử (Sapo, Magento, WooCommerce, Wix, OpenCart, Shopify, Weebly) hoặc bán hàng đa kênh (Omnichannel) hoặc mở các gian hàng trên sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada…
Doanh nghiệp cần thay đổi tư duy kinh doanh
Sự phát triển chóng mặt của công nghệ số và dữ liệu đã xóa mờ ranh giới của các lĩnh vực kinh doanh. Grab là doanh nghiệp công nghệ, nhưng có hoạt động trong lĩnh vực vận tải, logistics, thương mại điện tử…
Thông qua nền tảng số với lượng người dùng lớn, Grab có thể nhanh chóng tham gia thị trường của các lĩnh vực khác, thay đổi cơ bản chuỗi giá trị của ngành, lĩnh vực đó. Rất khó có thể đưa ra định nghĩa chính xác Grab là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào.
Hoạt động kinh doanh hiện nay xoay quanh khách hàng chứ không phải xoay quanh sản phẩm hay đối thủ cạnh tranh nữa. Giá rẻ không còn là lợi thế cạnh tranh mà thay vào đó là sự hiểu sâu về khách hàng thông qua phân tích dữ liệu và năng lực hạ tầng tính toán.
Vì sao cần phải chuyển đổi số?
Với phương pháp tiếp cận tập trung vào kết quả kinh doanh, chuyển đổi số hướng đến cung cấp những giá trị hữu hình cho doanh nghiệp, không chỉ tập trung giải quyết các vấn trong đề ngắn hạn mà còn hướng tới sự bền vững và phát triển trong dài hạn của doanh nghiệp.
Chuẩn hóa dữ liệu
- Mô hình truyền thống lưu trữ dữ liệu và làm việc bằng văn bản giấy.
- Mô hình số đơn giản sử dụng Word/Excel để lưu trữ thông tin và email để trao đổi công việc.
- Mô hình số hiện đại giúp chuẩn hóa dữ liệu thông qua phần mềm quản lý doanh nghiệp chuyên dụng, toàn bộ các phòng ban chỉ cần sử dụng một phần mềm duy nhất. Nếu có nhiều phần mềm hơn, phần mềm chính sẽ tổng hợp dữ liệu lại, giúp nhà điều hành kiểm soát tối ưu nhất. Các dữ liệu giữa phòng ban sẽ trở nên minh bạch hơn vì giảm thiểu gian lận và thất thoát khi mọi thứ được công khai sao lưu an toàn.
Mô hình kinh doanh đổi mới
Tạo dựng hướng đi kinh doanh mới, xây dựng nền tảng số, thiết kế các sản phẩm số mới
Nâng cao khả năng quản lý
Khi việc minh bạch và chuẩn hóa dữ liệu về một nguồn được thực hiện chỉn chu, các nhà quản lý, CEO chủ quản doanh nghiệp có thể xem những báo cáo số liệu bất cứ lúc nào và không phải chờ đợi nhân viên in file hay gửi email đến.
Vận hành xuất sắc
Tối ưu và tự động hóa quy trình, tăng hiệu quả và giảm chi phí, gia tăng mức độ cạnh tranh
Tối ưu hóa nguồn nhân lực
Không chỉ giúp việc quản lý tổng quan trở nên dễ dàng hơn, chuyển đổi số sẽ giúp chính các nhân viên của bạn phải chủ động hơn. Khi nhiệm vụ được giao, nhân viên có thể nhận được và tiến hành công việc và báo cáo tiến độ ngay trên hệ thống phần mềm. Các phòng ban hoặc nhân sự liên qua cũng có thể nhận được ngay dữ liệu kết quả làm việc của họ và tiến hành hỗ trợ nhanh chóng. Giám đốc và quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát kết quả công việc theo thời gian thực từ xa thông qua laptop, điện thoại giúp tiếc kiệm thời gian cũng như giảm rủi ro do chậm trễ hoặc thất thoát thông tin.
Thậm chí những việc như chấm công, giám sát, đốc thúc, báo cáo có thể không cần phải tuyển người làm nữa. Từ những yếu tố này, doanh nghiệp có thể có được kết quả tốt hơn, số lượng nhân viên giảm đi tiết giảm chi phí nhiều hơn.
Tối ưu hóa bán hàng
Với chuyển đổi số, quy trình chăm sóc khách hàng có thể dễ dàng tự động hóa hơn bao giờ hết. Từ việc tìm kiếm khách hàng, xây dựng các chiến lược tiếp cận, ghi chú lại số liệu bán hàng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng…
Trải nghiệm khách hàng
Tương tác và gắn kết mối quan hệ với khách hàng, xây dựng trải nghiệm tốt và xuyên suốt
Các hình thức chuyển đổi số
Khi công việc kinh doanh mở rộng, một quy trình thủ công không thể đáp ứng được các yêu cầu hiệu quả của doanh nghiệp bởi các đầu mối kinh doanh gia tăng, các sản phẩm dịch vụ thay đổi và ngày một cải tiến, số lượng nhân sự ngày một đông, kịch bản bán hàng ngày càng phức tạp, dẫn đến khó khăn trong công tác quản lý.
Chuyển đổi số được thực hiện theo nhiều hình thức và giai đoạn khác nhau phù hợp nhu cầu cũng như khả năng tiếp nhận của doanh nghiệp. Về cơ bản có thể phân DX thành các hình thức chính sau:
Tin học hóa – Computerization
Tin học hóa, hay còn gọi là vi tính hóa là ứng dụng máy tính (computer) cụ thể là các ứng dụng tin học văn phòng nhằm cải thiện hiệu xuất công việc nhất là trong việc quản lý. Thông thường, tin học hóa không làm thay đổi quy trình đã có hoặc mô hình hoạt động đã có đây chỉ là hình thức sơ khai đơn giản nhất cho chuyển đổi số. Khi tin học hóa đã hoàn thiện và phát triển ở mức cao, dẫn đến thay đổi quy trình hoặc thay đổi mô hình hoạt động, thì nó sẽ gọi là chuyển đổi số.
Khái niệm tin học hóa ra đời từ khá sớm cùng với sự phát triển của tin học văn phòng nên khái niệm này thường được hiểu là việc áp dụng tin học văn phòng và trong doanh nghiệp. Cụ thể là việc doanh nghiệp thay thế chứng từ in sẵn hoặc viết tay bằng các tài liệu word, excel… thay thế công văn, thư từ, fax bằng email.
Số hóa thông tin – Digitization
Số hóa thông tin (Digitization) là hình thức chuyển đổi thông tin, dữ liệu, tài liệu từ dạng vật lý, analog sang định dạng kỹ thuật số (digital), ví dụ tài liệu, hồ sơ chứng từ dạng giấy được scan và chuyển sang lưu ở dạng file PDF, Excel lưu trong máy chủ của công ty hoặc ở trong các giải pháp đám mây (Cloud). Số hóa thông tin tạo ra nền tảng quan trọng để thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Số hóa quy trình – Digitalization
Số hóa quy trình (Digitalization) là việc sử dụng các dữ liệu, tài liệu đã được chuyển sang định dạng kỹ thuật số để nâng cấp, thay đổi quy trình vận hành, các quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiếp tục với ví dụ ở trên, tài liệu sau khi được lưu tại máy chủ sẽ được tải lên nền tảng đám mây (Cloud); các nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập những tài liệu này. Các quy trình làm việc qua đó được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện hơn nhờ vào việc dễ dàng để tiếp cận dữ liệu trong Công ty.
Số hóa toàn diện – Digital Transformation
Dựa theo khái niệm và ví dụ được nêu ở trên, có thể nói, số hóa dữ liệu (Digitization) là bước đệm để số hóa quy trình (Digitalization). Và hơn hết, cả 2 bước nêu trên là nền tảng rất quan trọng để doanh nghiệp tiến tới cấp độ cao nhất của Chuyển đổi số – Số hóa toàn diện (Digital Transformation).
Quy trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số không phải một bước duy nhất là có thể hoàn tất, không phải chỉ việc mua phần mềm về áp dụng là xong. Chuyển đổi số là một quy trình rất dài hạn và bạn có thể tham khảo qua các bước sau:
Tìm hiểu về chính doanh nghiệp của mình (Đánh giá, phân tích)
Để biết được doanh nghiệp cần phải chuyển đổi quy trình nào trước, liệu con người trong doanh nghiệp đã sẵn sàng hay chưa, nguồn lực chuyển đổi của doanh nghiệp có thể đáp ứng đến đâu.
Xây dựng chiến lược chuyển đổi số(xây dựng lộ trình triển khai)
Tìm hiểu những doanh nghiệp khác nhưng tương tự với doanh nghiệp bạn đã chuyển đổi thành công để tham khảo. Sau đó, quay về công ty để đánh giá xem nên xây dựng quy trình chuyển đổi từng bộ phận hay toàn bộ cùng lúc,…
Chuẩn bị nhân sự và công nghệ
Doanh nghiệp không thể lên kế hoạch suông và để đó. Phải tiến hành khảo sát xem nhân viên của bạn đã thực sự hiểu gì về chuyển đổi số hay chưa. Đưa ra các quyết định về thời gian dự kiến về quá trình chuyển đổi, lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp.
Đặc biệt, nếu thực sự đầu tư, doanh nghiệp nên tìm đến một đơn vị đối tác phù hợp giúp chuyển đổi số thành công. Vì như ở trên đã đề cập, chuyển đổi số không phải là quá trình mua phần mềm về là xong.
Giám sát quá trình thực hiện
Chuyển đổi số là một quá trình thay đổi và chuyển hóa dần giúp doanh nghiệp học hỏi, thích nghi và vận hành tốt với các công nghệ mới. Điều này cần thời gian cũng như sự giám sát thực hiện nhằm đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng và mục đích ban đầu của doanh nghiệp.
Quá trình thực hiện luôn phát sinh những vấn đề khách quan hoặc chủ quan mà quy trình chuyển đổi số cũng cần linh hoạt thích ứng theo. Đây cũng là nguyên nhân mà nhiều doanh nghiệp bỏ tiền tỉ ra nhưng vẫn thất bại trong chuyển đổi số.
Báo cáo và hỗ trợ
Báo cáo định kỳ cũng như cung cấp các hỗ trợ kịp thời cho doanh nghiệp để đảm báo quá trình chuyển đổi số vận hành trơn chu, không bị các nút thắt quy trình hoặc lỗi kỹ thuật làm ảnh hưởng.
Đề xuất cải tiến tối ưu
Tùy theo từng doanh nghiệp với các đặc thù kinh doanh, yếu tố con người và trình độ chuyên môn mà có các đề xuất cải tiến phù hợp. Áp dụng chuyển đổi số một cách máy móc, rập khuôn sẽ dễ dẫn đến thất bại thập chí phỉa hủy bỏ làm lại từ đầu.
Đánh giá kết quả
Công đoạn cuối cùng cần tổng kết đánh giá kết quả với các số liệu thực tế đạt được. So sánh kết quả với số liệu cũ trước đây giúp doanh nghiệp có cái nhìn trực quan nhất và chuyển đổi số.
Những câu hỏi thường gặp về chuyển đổi số
Chuyển đổi số là việc của bộ phận nào trong doanh nghiệp?
Chuyển đổi số là việc của toàn bộ tập thể các cá nhân trong doanh nghiệp chứ không riêng gì một bộ phận nào cả. Ví dụ trong trường hợp chỉ duy nhất bộ phận HR chuyển đổi số quản lý nhân sự và các bộ phận khác không hợp tác cũng, việc chuyển đổi số sẽ trở nên cực kì khó khăn.
Số hóa và chuyển đổi số có gì khác nhau không?
Số hóa là quá trình doanh nghiệp chuyển đổi số liệu của mình từ quá trình lưu thông thường trên giấy, lên máy tính và lưu trữ trên mây.
Chuyển đổi số sẽ là mức cao hơn, sau khi số hóa dữ liệu doanh nghiệp tiến hành dùng những số liệu đó để phân tích đánh giá và đưa ra các chiến lược dài hạn hơn, có rất nhiều công nghệ như AI, Big Data,… để xử lý số liệu.
Cá nhân có cần chuyển đổi số?
Không chỉ những doanh nghiệp lớn mới chuyển đổi số, ngay cả những cá nhân, nhân viên trong một công ty cũng phải thực hiện chuyển đổi số chính bản thân mình bằng cách học tập sử dụng các phần mềm, ứng dụng. Những phương pháp này sẽ giúp các cá nhân nâng cao hiệu suất làm việc hơn và không bị tụt hậu.
Một số phần mềm chuyển đổi số khác?
Không chỉ những phần mềm như MISA AMIS, Bitrix24, SalesForce; doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông qua từ khóa như phần mềm CRM – để chăm sóc quản lý mối quan hệ với khách hàng; phần mềm ERP – để quản lý hoạch định tài nguyên cho doanh nghiệp,…
Một số hiểu lầm của doanh nghiệp về chuyển đổi số
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một chủ đề còn khá mới mẻ đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Do đó, đã có một số lầm tưởng mà doanh nghiệp hiểu sai về chuyển đổi số và số hóa doanh nghiệp như dưới đây:
1. Cứ áp dụng là thành công
Công nghệ cũng chỉ là một phần hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Việc số hóa quy trình nói riêng hay chuyển đổi số nói chung đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược lâu dài, điều này tác động lên toàn bộ doanh nghiệp từ văn hóa, con người đến mô hình kinh doanh. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chỉ khai phá, triển khai rời rạc một số ứng dụng và cho rằng mình đã chuyển đổi số chứ chưa chạm tới sự thay đổi về tư duy, nhận thức và mô hình kinh doanh, vận hành.
2. DX chỉ áp dụng cho các công ty lớn hoặc công ty công nghệ
Khả năng thích ứng nhanh là điều cần có trong mỗi doanh nghiệp đặc biệt ở thời đại các giải pháp công nghệ số phát triển không ngừng như hiện nay. Chuyển đổi số không gò bó lại với ai mà nó mang lại cho tất cả các doanh nghiệp phương pháp và cơ hội bứt phá mạnh mẽ đặc biệt là những Công ty dám nắm lấy cơ hội và tiên phong dẫn đầu. Chuyển đổi số tùy theo quy mô và hình thức nó có thể áp dụng cho cả cách doanh nghiệp nhỏ và truyền thống.
3. Áp dụng máy móc và vội vàng
Nóng vội áp dụng xu thế công nghệ mới sẽ là con dao hai lưỡi nếu doanh nghiệp chưa thực sự hiểu thấu đáo cùng khả năng vận hành hiệu quả áp dụng cho doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp không có đủ nguồn lực và thời gian để giải quyết những vấn đề cốt lõi nhất nhưng lại nóng vội muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường sẽ dẫn đến thất bại. Trong thế giới công nghệ thay đổi quá nhanh chóng và liên tục như hiện nay, doanh nghiệp nên duy trì một cái đầu lạnh để có thể bình tĩnh tìm ra những khó khăn, thấu hiểu mô hình kinh doanh, bối cảnh cạnh tranh cũng như tâm lý người tiêu dùng trước khi cân nhắc việc áp dụng công nghệ.
Tạm kết
Chuyển đổi số là một quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện cùng với các nhận thức, sáng tạo, sai lầm và thay đổi… kéo dài. Nhận thức về chuyển đổi số cũng vậy, không ngừng vận động, biến đổi. Chúng ta đang đứng trước một cuộc chuyển đổi khác: cuộc chuyển đổi từ môi trường thực vào môi trường số có tên gọi là metaverse
Nguồn tham khảo:
– Gartner. 2022. Information Technology (IT) Glossary
– Cẩm nang chuyển đổi số: https://dx.mic.gov.vn/
